Aborder l'inventaire
Cette fiche présente l'édition d'un rapport
d'inventaire, qui se fait à n'importe quel moment de l'année pour
visualiser globalement la valeur du stock, et la saisie d'un contrôle
d'inventaire, qui se fait généralement une fois par an afin de
s'assurer de la correspondance parfaite entre le stock informatique et
le stock physique.
Rapport d'inventaire
Le rapport de l'inventaire permet, en quelques clics de souris, d’obtenir
à n'importe quel moment et en quelques secondes un inventaire complet
et détaillé du stock.
Un assistant a été conçu pour aider à la sélection d'un
inventaire. Pour le lancer, choisir l'option Inventaire
du menu Stock :
Il est possible de n'imprimer qu’une partie de l'inventaire en spécifiant
une catégorie, un fournisseur,
une marque ou une année
d'achat (il est possible de spécifier plusieurs de ces critères).
Ex. : Pour imprimer l'inventaire des montures du fournisseur
Luxottica, il faut sélectionner la ligne Montures dans la liste des catégories
et le fournisseur Luxottica dans la liste des fournisseurs. Il est même
possible de restreindre encore la sélection en sélectionnant une marque
ou en précisant une année d’achat.
Si aucun critère n'est spécifié, l’inventaire complet sera affiché.
Cliquer sur le bouton Suivant
pour accéder aux écrans permettant d’apporter des précisions quant au
contenu et à la présentation de l’inventaire :
Cocher les cases correspondant aux options souhaitées :
La première permet d'inclure dans l’inventaire les références
des articles présents dans le fichier stock mais dont la quantité en stock
est nulle.
La deuxième permet d’afficher la colonne qui sert de
contrôle d’inventaire (voir le paragraphe suivant pour plus d’informations
à ce sujet).
La troisième permet de visualiser la valeur des articles
avant dépréciation.
L’écran suivant permet de choisir la façon dont sera trié l’inventaire
: par code article, par fournisseur ou par marque
et modèle. Cocher simplement l'option désirée :
Il reste à cliquer sur le bouton Terminer
pour afficher l'inventaire sélectionné. La liste d’inventaire qui s’affiche
alors est manipulable comme un fichier classique.
Il est possible de redimensionner les colonnes, changer
leurs couleurs ou leurs noms, trier les différents enregistrements et
bien sûr imprimer la liste.
Comme pour les fichiers principaux, la taille des colonnes imprimées
est proportionnelle à celle des colonnes affichées à l'écran. Il est recommandé
d’utiliser le bouton de visualisation avant impression pour avoir une
idée du résultat avant de lancer l'impression proprement dite.
Remarque : Le contenu de la liste est également exportable
pour être analysé avec d'autres logiciels.
Contrôle d’inventaire
Le principe du contrôle d’inventaire est le suivant : il s’agit de saisir
le code et la quantité de chaque article physiquement présent dans le
magasin. Cela permet de constituer une liste des quantités "vérifiées"
et de la comparer à la liste des quantités théoriques du fichier articles.
Le logiciel indique ensuite automatiquement les différences
trouvées entre les deux listes. Il ne reste plus qu’à chercher d’où vient
le problème : saisie erronée, vente non saisie, vol, article cassé, etc.
Pour cela, sélectionner l’option Contrôle
d’inventaire dans le menu Stock
:
L’écran de saisie apparaît.
Avant de commencer un contrôle d'inventaire, il faut s'assurer que la liste des articles contrôlés est bien vide, sinon il faut la purger en cliquant sur le bouton 'Remettre la liste contrôle à zéro...' dans l'onglet 'Résultats'.
Pour chaque article répertorié en magasin, saisir le code de l’article
(indiqué sur l’étiquette). La référence, le prix et la quantité théorique
en stock s’affiche à droite des champs de saisie. La valeur théorique
de la quantité en stock se reporte automatiquement dans le champ "quantité
trouvée". La modifier si nécessaire puis cliquer sur le bouton Ajouter à la liste :
Il n’est pas nécessaire de constituer cette liste en une seule fois.
Il est possible d’étaler le contrôle sur plusieurs jours, la liste est
sauvegardée dans la base de données et peut être complétée à tout moment.
Si la case "validation automatique + 1" est cochée, pour tout
code entré la quantité trouvée sera augmentée automatiquement de 1, ceci
est particulièrement utile si on utilise un lecteur de code barre pour
"biper" un à un les articles.
Une fois le contrôle terminé, c’est à dire la saisie de TOUS les articles
présents en magasin effectuée, il reste à ouvrir l’onglet Résultat
sur lequel sont proposées différentes actions possibles :
Le bouton "Visualiser les articles contrôlés différents du stock"
permet d’afficher la liste des articles dont la quantité contrôlée est
différente de la quantité théorique.
Il est également possible de visualiser la liste des
articles contrôlés ou bien celle des articles référencés en stock et qui
n’ont pas été contrôlés.
Les 4 boutons de droite ont une action directe sur le fichier articles
ou sur la liste de contrôle. Une boîte de dialogue apparaît pour chacun
d’entre eux précisant l’action exacte qui sera effectuée et demandant
une confirmation de l’utilisateur.
Remarque : Il est possible de visualiser ou imprimer
l’inventaire à ce moment du contrôle. Pour cela, lancer l’assistant correspondant
et penser à sélectionner l’option Afficher
le contrôle d’inventaire pour afficher la colonne des différences
constatées :
Pour finaliser votre inventaire :
Imprimer puis contrôler les listes qui correspondent au 3 boutons de gauche.
Pour finir appuyez sur les deux boutons du milieux.
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