Réalisation d'un Mailing
Cette fiche présente toutes les étapes d'un mailing, depuis la sélection
des clients jusqu'à l'impression des lettres. Le traitement de texte utilisé
dans l'exemple ci-dessous est Microsoft Word, mais le traitement peut
être effectué avec tout autre traitement de texte disposant de l'option
publipostage.
Sélection des clients
Un exemple simple sera utilisé. Dans cet exemple, il s’agit d’envoyer
une lettre à tous les clients fêtant leur anniversaire dans le mois en
cours.
La première étape consiste à créer la liste des clients
correspondants à l’aide d’une requête. Sélectionner le fichier Requêtes
dans la liste des fichiers et rechercher la requête pré-définie "Anniversaires
du mois".
Bien sûr, dans le cas de critères différents, il se peut que la requête
pré-définie correspondante n'existe pas. Dans ce cas, cliquer sur le bouton
Nouveau pour lancer l’assistant
de création d’un requête (se reporter à la fiche pratique concernant la
création de requêtes pour plus
de détails).
Double-cliquer sur la requête souhaitée. La liste des clients sélectionnés
s'affiche alors dans la fenêtre de l’application. Le nombre de clients
est précisé dans le coin supérieur droit de la fenêtre (nombre de fiches)
:
Fusion des données dans Microsoft Word
Une fois la sélection des clients effectuée, le résultat de cette sélection
doit être envoyé vers le traitement de texte Word
pour créer la lettre. Sélectionner l’option Fusionner
dans Word du bouton Exporter
de la barre d'outils :
Sélectionner ensuite la création d'un nouveau document et cliquer sur
OK.
L'application Microsoft Word
se lance (il faut bien entendu que cette application soit correctement
installée sur la machine) et un document vide est crée avec une liaison
vers les données.
Remarque : La présentation du publipostage peut être
différente selon la version du Windows utilisé.
Il faut commencer par rédiger la lettre. Ensuite il faut définir l’emplacement
des champs qui devront être insérés.
Pour cela, positionner le curseur à l'endroit où doivent être insérées
les données et cliquer sur Insérer un
champ de fusion dans la barre d'outils de Word :
Faire la manipulation pour chaque champ à insérer. L’insertion de l’adresse
du client en haut à droite de la lettre devrait alors ressembler à ceci
:
Terminer ensuite la rédaction de la lettre et sauvegarder
le document.
Création d'un modèle de documents
Une fois la lettre réalisée, il est éventuellement possible de la sauver
comme modèle si elle doit être
réutilisée dans le futur.
Sélectionner l'option Enregistrer
sous... du menu Fichier
de Word. Sélectionner ensuite Document
Word comme type de fichier si ce n'est déjà fait, taper le nom
du modèle (par exemple Lettre Anniversaire.doc)
et le sauver dans le répertoire souhaité. Le mieux est d'utiliser le répertoire
"C:\program files\winoptics\documents" créé lors de l'installation
de WinOptics.
Pour utiliser à nouveau ce modèle lors d’un prochain mailing, il suffira
de sélectionner l’option Attacher vos
données à un document existant au moment d’exporter les données
vers Word et de spécifier le fichier à utiliser :
Impression des lettres
Pour lancer la création des documents (c’est à dire des lettres qui
vont être envoyées aux clients), il suffit de cliquer sur l'icône de fusion vers un nouveau document de Word
:
Un nouveau document est alors créé : il contient autant de lettres personnalisées
qu'il n'y a de clients sélectionnés (11 dans l'exemple ci-dessus).
Il ne reste plus qu'à lancer l’impression.
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