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Organisation des Fichiers

Cette fiche présente les différentes manières d'organiser les données. Ces explications sont valables aussi bien pour les fichiers de base (clients, articles, etc.) que pour les tables ou les résultats de requêtes.
 

Trier un fichier

Sélectionner la colonne sur laquelle doit se faire le tri en cliquant sur l'entête de celle-ci, la colonne sélectionnée change de couleur :

Cliquer ensuite sur l'icône de tri dans la barre d'outils : il est possible d'utiliser le tri croissant ou décroissant :

Les données peuvent être triées sur plusieurs critères. Dans ce cas, il faut sélectionner en même temps les colonnes correspondantes :

Dans l'exemple ci-dessus, les données seront prioritairement triées par le nom de famille, ensuite par le prénom. L'ordre de tri est fonction de l'ordre des colonnes. Pour trier en premier lieu sur le prénom, il faudra déplacer cette colonne avant celle du nom.

Remarque : Pour revenir à l'ordre de tri initial du fichier, sélectionner l'option Par défaut du menu Edition / Trier. De même, il est possible de trier les fiches selon les dernières saisies en sélectionnant l'option Derniers encodés dans le même menu.


Ordonner les colonnes

Il est possible de modifier l'ordre et la taille des colonnes pour placer en premier les données les plus intéressantes, et pour visualiser la totalité des données.

Pour changer la taille, cliquer au milieu de deux colonnes et maintenir le bouton enfoncé tout en déplaçant la souris à droite ou à gauche :

Pour changer l'ordre, cliquer sur l'entête d'une colonne et la déplacer à droite ou à gauche en maintenant le bouton de la souris enfoncé :

Il est également possible d'intervertir deux colonnes en cliquant sur la petite flèche vers le bas au niveau de l'entête pour faire apparaître un menu déroulant. Sélectionner la colonne à intervertir dans cette liste



Format des colonnes

Il est possible de changer le nom, la couleur, le format d'affichage des colonnes et bien d'autres paramètres en sélectionnant la fonction Format dans la barre des fichiers :

La boite de dialogue suivante apparaît :

La partie Format général permet de changer le type d'affichage de tous les fichiers. Un contraste Bicolore fort sera par exemple plus visible sur un écran d'ordinateur portable.

La partie Liste des champs permet de modifier l'aspect de chaque donnée de manière individuelle. Sélectionner le champ (la colonne du fichier) à modifier dans la liste et utiliser les paramètres suivant :

Nom
:
Permet de changer le nom de l'entête d'une colonne.

Alignement
:
Droite, gauche, centré

Décimales :
Pour les nombres, permet d'indiquer le nombre de chiffres significatifs après la virgule (choisir 0.00 par exemple pour 2 chiffres après la virgule).

Couleur :
Permet de sélectionner la couleur d'écriture du texte.

Largeur :
Taille de la colonne. Cette valeur est automatiquement ajustée lors de la modification de la taille de la colonne à l'aide de la souris comme mentionné plus haut.

Visible :
Décocher cette case pour que la colonne ne soit plus affichée.


Edition directe dans la table

Dans certains cas, notamment pour une série de changements à faire sur un grand nombre de fiches consécutives, il peut être intéressant de pouvoir éditer les données directement dans la table plutôt que d'ouvrir à chaque fois la fiche correspondante.

Pour pouvoir faire cela, il suffit de cliquer sur le bouton Edition ans la barre des fichiers :

Les données sont alors directement accessibles pour modification dans la table. Il suffit de cliquer à nouveau sur le même bouton pour repasser en mode normal.

Remarque : En mode Edition, il est possible d'ajouter une nouvelle fiche simplement en allant à la fin du fichier et en complétant la dernière ligne indiquée par une *.


 

 

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